Happy weekend Streight Face,
Bisakah kamu membayangkan dirimu hidup di tahun 1950-an?
Mau menonton siaran televisi? Stasiun TV pertama di Indonesia, TVRI, baru mulai mengudara pada tahun 1962.
Internet? Belum ada.
Kamu mungkin bisa membaca koran atau mendengarkan siaran radio, tapi jangan harap bisa mendapatkan informasi sebanyak mengonsumsi media zaman sekarang.
Problem utama kamu terkait akses terhadap informasi di tahun 1950-an adalah minimnya berita yang bisa kamu dapatkan dengan mudah.
Bandingkan dengan hidup di tahun 2020. Kamu bisa mengakses semua informasi yang kamu butuhkan dengan mudah, entah lewat Wikipedia, internet, email, to-do list, project management tool, hingga media sosial. Mendapatkan informasi bukan lagi masalah. Kamu pada dasarnya sudah punya akses ke semua informasi yang kamu butuhkan.
Tapi kemudahan ini datang dengan masalahnya sendiri, yaitu information overload atau terlalu banyak informasi.
Suatu pagi, ketika saya terbangun dan merasa perlu mengondisikan mood agar jadi lebih baik, saya kemudian mencoba cari artikel bagaimana membangun sifat dan pandangan yang positif.
Saya menemukan banyak artikel bagus tentang ini. Saya coba mencatatnya semua, tapi seakan tidak ada habisnya. Lalu saya menemukan sejumlah artikel antitesis, seperti mengapa kamu sebaiknya jangan selalu memandang semua hal dari sisi positifnya saja, yang saya pikir juga terdengar masuk akal.
Setelah tiga jam melakukan riset, saya malah jadi bingung sendiri dengan apa yang sedang saya rasakan. Apakah saya seharusnya jadi optimis? Atau sebaiknya jadi orang yang realistis? Beberapa artikel bahkan mengatakan pesimis punya keuntungan tersendiri.
Ini juga terjadi dalam kehidupan profesional sehari-hari. Kita mendapatkan banyak sekali informasi, mulai dari tugas harian (beserta ratusan baris data pendukung), email, panggilan lewat Zoom, dan lainnya.
Beberapa penelitian bahkan menemukan information overload bisa menyebabkan penurunan produktivitas serta kerugian material, seperti pendapatan perusahaan yang turun. Satu penelitian bahkan menyebut information overload menyebabkan kerugian hingga US$1 triliun di 2010 lalu.
Jadi bagaimana caranya mengurangi informasi yang terlalu banyak ini? Mengurangi mungkin akan jauh lebih sulit, karena terkadang kita tidak bisa mengendalikannya. Tapi kita bisa mengatur bagaimana memproses semua informasi ini.
| |
Eat That Frog!
Saya menyarankan kamu untuk membaca buku berjudul Eat That Frog! Pada intinya, buku ini mendorongmu untuk mengerjakan tugas terpenting, besar, dan paling malesin untuk dikerjakan.
Ketika kamu memulai hari, kamu sebaiknya sudah punya rencana akan mengerjakan apa saja. Kamu mulai dulu dengan 2-3 pekerjaan yang bisa selesai dalam 2 menit, sebelum mengerjakan tugas terberat pada hari itu.
Mengapa melakukan hal ini?
Pertama, pekerjaan tidak akan ada habisnya. Memasang target untuk menuntaskan seluruh pekerjaan bukanlah tujuan yang masuk akal. Kedua, jika memang tidak bisa selesai semuanya, maka akan lebih produktif untuk mengerjakan dan menyelesaikan pekerjaan terpenting (dan sering kali, paling berat).
Dengan memprioritaskan tugas terpenting, kamu memastikan diri untuk bisa mengerjakannya dengan energi dan perhatian terbaikmu pada hari itu. Sebagai bonus, jika tugas selesai, maka sisa hari akan berlangsung dengan menyenangkan.
Bandingkan bila kamu baru memulai pekerjaan terpenting pada pukul 4 sore. Dalam hati, kamu mungkin sudah ingin menyerah, dan rasanya mau buru-buru menutup laptop saja (been there, done that).
Two minute rule
Ada informasi yang bisa ditanggapi atau pekerjaan yang bisa selesai dalam waktu dua menit? Lakukan itu terlebih dahulu!
Pertama, kamu bisa menyelesaikannya dengan cepat. Kedua, to-do list kamu jadi tidak menumpuk. Kamu bahkan tak perlu menambahkannya ke to-do list jika bisa langsung kamu selesaikan dalam dua menit.
Praktik ini juga membantu kamu memulai hari dengan lebih semangat. Coba bayangkan bagaimana perasaanmu ketika sukses menyelesaikan 3-5 pekerjaan di 10 menit pertama kamu memulai hari.
Jangan taruh informasi hanya di kepalamu
Otak manusia adalah benda yang luar biasa. Namun dengan banyaknya gangguan dan kompleksitas, otak adalah tempat yang buruk untuk menaruh informasi.
Cara yang jauh lebih efektif adalah menggunakan to-do list. Setiap kamu mendapatkan informasi yang perlu ditindaklanjuti, hentikan semua pekerjaan yang sedang kamu lakukan. Langsung catat di informasi tersebut di to-do list favorit kamu.
Menemukan artikel yang menarik di internet? Gunakan add-on read it later dan luangkan waktu khusus untuk membacanya. Jangan biarkan hanya terbuka di tab browser internetmu. Selain membuat performa komputer jadi lambat, ini juga akan membuatmu lebih stres melihat begitu banyak sekali tab terbuka.
Tetapkan waktu zen kamu
Pastikan kamu punya waktu khusus (atau bisa disebut juga sebagai zen time) setiap harinya, misalnya pukul 10-12 siang. Saat zen time ini, matikan semua notifikasi. Fokus pada tugas yang sudah kamu putuskan untuk dikerjakan.
Di zen time ini, selesaikan tugas terpenting dan terberat kamu. Cek email dan notifikasi di jam tertentu
Membaca email dan membalasnya secara real time mungkin akan membuat kamu jadi orang yang sangat responsif. Namun responsif tidak sama dengan produktif.
Banyak pakar produktivitas menyarankan untuk mengecek email hanya pada waktu-waktu tertentu. Misalnya di awal hari dan tengah hari. Ini akan membantu kamu mempersiapkan waktu untuk pekerjaan-pekerjaan terpentingmu.
Yang kamu inginkan adalah memiliki keseimbangan antara produktif dan responsif. Tapi pada akhirnya, mereka yang mengerjakan pekerjaan dan mendatangkan hasil akan lebih berharga ketimbang orang-orang yang hanya rajin merespons.
Minggu depan coba perhatikan diri kamu sendiri, apa kamu mengalami fenomena information overload ini? Perhatikan bagaimana respons kamu dan apa dampaknya. Lihat juga bagaimana tip di atas bisa membuat perbedaan di minggu depan.
Saya tantang kamu untuk mencobanya :)
Salam,
Hendri Salim
CEO Tech in Asia Indonesia | | | |
Tidak ada komentar:
Posting Komentar