Anti overwhelmed dengan calendar productivity | #WeekendProduktif

#WeekendProduktif bersama Hendri Salim Mulai hari Senin besok, kami bakal membuka segmen Surat Pembaca di newsletter harian di mana kamu berkesempatan buat mengirimkan cerita, pesan, pertanyaan apa saja untuk Tech in Asia. Surat yang menarik bakal kami masukkan di newsletter untuk dibaca oleh lebih dari 20 ribu pembaca newsletter kami. Layangkan cerita kamu ke sini. Happy weekend , Streight Face! Sekitar tiga tahun yang lalu, saya mulai menggunakan Google Calendar secara rutin. Buat kamu yang sudah jadi pejuang kalender, kamu mungkin akan kaget membacanya. Lalu, sebelum itu kamu pakai apa untuk mengatur jadwal dan tugas-tugas, Hendri? Namun kenyataannya, ada sebagian dari kamu yang bahkan belum menggunakan kalender. Mungkin karena kamu tak punya jadwal rapat yang sering, atau kamu menggunakan metode lain. Jika kamu termasuk kategori tersebut, maka newsletter minggu ini saya tulis untukmu. Menggunakan kalender dengan pintar akan membawa produktivitas ke level selanjutnya. Tapi saya jarang ikut rapat Meski kalender memang identik dengan jadwal rapat dan tugas, tapi kalender sebenarnya adalah sebuah alat untuk mengatur jadwal dan aktivitas. Kita semua punya jadwal dan kegiatan dalam kehidupan profesional, jadi sebenarnya tak ada alasan untuk tak menggunakannya secara lebih serius. Kamu bakal butuh waktu untuk membiasakan diri. Namun setelah terbiasa menggunakan kalender nanti, kamu bakal bisa melihat bagaimana hari-harimu berlangsung. Kalender membantu saya untuk tidak nge-blank di pagi hari karena bingung mau mengerjakan apa. Bukan karena tak ada pekerjaan, tapi karena pekerjaannya terlalu banyak. Kalendar di atas adalah salah satu contoh hari saya. Kamu sudah bisa membayangkan bagaimana hari saya berlalu, bukan? Dengan melihat jadwal ini di pagi hari, saya bisa membayangkan bagaimana hari tersebut akan berlalu. Saya pun bisa melakukan persiapan untuk memastikan semuanya berlangsung dengan lancar. Jam-jam yang kosong belum ada kegiatan akan saya gunakan untuk mengerjakan tugas, atau saya akan menggunakannya untuk menjadwalkan rapat dengan orang lain. Lalu, dari mana saya harus mulai? Pertama, kamu akan butuh kalender digital seperti Google Calendar, Fantastical, atau Woven. Ada cukup banyak aplikasi kalender, dan proses mencari kalender terbaik bisa memakan waktu. Namun sebenarnya, aplikasi apa pun sama saja selama kamu benar-benar menggunakannya. Saya sarankan mulai dulu dari Google Calendar, karena tersedia secara gratis dan bisa diakses dari mana saja. Jika kamu menggunakan to-do app seperti saya (TickTick), maka pastikan kamu menyalakan fitur two-way-sync. Dengan fitur ini, tugas yang kamu masukkan di to-do app akan muncul di kalender, dan sebaliknya. Jika kamu tak menggunakan to-do app, tak perlu khawatir, Google Calendar bisa merangkap sebagai to-do list, bahkan lebih efektif bagi kamu yang baru saja memulai.   Putuskan kapan kamu ingin melakukan perencanaan Saya suka bangun lebih pagi tiap Senin untuk melakukan perencanaan selama satu minggu ke depan--kamu juga bisa melakukannya di Jumat sore. Yang pasti adalah, kamu akan butuh waktu untuk merencanakan jadwal kamu sepekan ke depan, dan ini adalah langkah yang penting. Melangkah masuk ke minggu kerja tanpa perencanaan bukan saja tak akan memotivasi dirimu, tapi juga membuat produktivitas turun. Setelah kamu memutuskan jadwalmu, maka selanjutnya langsung buat sebuah event di Google Calendar pada waktu pilihan kamu, dan nyalakan pengingat juga. Ketika mengundang orang lain untuk ikut rapat Langkah pertama tentu saja mengecek jadwal kamu sendiri (sudah bisa membayangkan bukan apa gunanya kalender?). Sesudah ini, jangan langsung menodongnya untuk ikut rapat di jam yang kamu kosong. Lihat juga kalender orang tersebut, pada jam berapa jadwalnya kosong? Jika kamu tak melihat kalendernya, ia akan mengecek jadwalnya sendiri setelah kamu ajak rapat. Ada kemungkinan ia akan berkata, "Saya tak bisa. Bagaimana bila jadwalnya digeser jadi jam 4 sore?" Kamu kemudian melihat kalendermu, dan ternyata di jam 4 kamu ada jadwal lain. Mengatur rapat seperti ini bisa memakan waktu 1 jam sendiri, karena terpotong satu dan lain hal. Google Calendar punya fitur Find a Time yang bisa memperlihatkan jadwal orang yang kamu ingin undang. Gunakan fitur ini untuk mencari jadwal kosong. Kamu bahkan bisa berkata, "Saya lihat jadwal kamu kosong di jam 3, meeting yuk." Ini adalah todongan rapat yang lebih efektif, karena mereka sudah tak bisa berkelit :D. Ketika mengirimkan undangan rapat, pastikan juga kamu memperhatikan beberapa hal ini: Tulis deskripsi rapat yang jelas. Jika melibatkan dokumen, maka sertakan tautan ke dokumen tersebut.  Jangan beri durasi 1 jam jika rapat bisa selesai dalam 15 menit. Di dunia penuh yang penuh dengan jadwal rapat ini, durasi 1 jam adalah angka yang mewah. Mungkin kamu bisa dipandang kurang profesional jika memberi durasi 1 jam untuk pembicaraan yang 20 menit saja selesai. Ini juga berarti kamu harus memastikan rapat berlangsung dengan efisien. Hormati waktu orang lain. Jika kamu mengundang orang untuk ikut rapat sampai jam 4 sore, maka selesaikan jam 4 sore. Apa lagi kamu tahu bahwa pada jam 4 itu, orang tersebut ada agenda rapat lain. Jika kamu merasa rapat akan berlangsung lebih lama, maka lakukan konfirmasi ke orang tersebut 5 menit sebelum jam 4, apakah ia masih bisa terus mengikuti rapat atau harus segera undur diri. Ketika membuat to-do list Kamu bisa melakukan ini dengan dua cara: Kamu bisa langsung membuat sebuah event yang berlangsung selama misalnya 4 jam, mulai dari jam 10 pagi sampai jam 2 siang. Kamu bisa memberi nama seperti "Block Time: Personal Task". Atau, Kamu juga bisa membuat beberapa event dengan lebih detail. Misalnya, jam 10 sampai jam 12 menyelesaikan proposal untuk klien X, jam 1 sampai jam 2 membuat konten media sosial, dan seterusnya. Sekali lagi, ingat bahwa kalender kamu bisa dilihat orang lain. Jika ada task yang sensitif, kamu dapat menggunakan cara pertama, atau atur sebagai Private. Melakukan hal ini punya dua keuntungan:  Ini adalah jadwal bagi dirimu untuk mengerjakan tugas sebelum tenggelam dalam kesibukan rapat atau berkolaborasi dengan orang lain. Orang lain bisa melihat jadwalmu, serta tak mengajukan rapat pada jam yang sudah kamu blok. Jika kamu menuliskan detail event, maka kalender juga berguna sebagai to-do list kamu. Beberapa tip menggunakan kalender digital Jangan lupa untuk juga menjadwalkan waktu rehat, baik untuk berolahraga, atau sekadar melakukan peregangan dan mengalihkan pandangan sebentar dari layar komputer. Jangan khawatir, mengambil waktu rehat itu justru meningkatkan produktivitas. Pastikan fitur pengingat bekerja. Kamu bisa membuat sebuah rapat bohongan, dan lihat apakah notifikasi dan pengingatnya berfungsi. Jika tidak, pastikan kamu menyalakan notifikasi di bagian pengaturan. Jika kamu menggunakan browser Chrome untuk mengakses kalender online, gunakan fitur Pin Tab (klik kanan di tab Calendar). Ini akan membuat tab mengecil dan berada di paling pojok untuk menghindari risiko tertutup. Jangan lupa untuk meninjau ulang pekan kamu yang telah berjalan. Lihat kembali bagaimana minggu kamu berlalu, dan tinjau apa yang bisa ditingkatkan lagi minggu selanjutnya. Sekali lagi, sebelum rapat, biasakan melihat kalender rekan kerjamu sehingga bisa mengatur rapat lebih efektif. Jika kamu belum menggunakan kalender, coba lakukan ini dua minggu ke depan. Berita tahu saya lewat email, bagaimana kalender memengaruhi produktivitasmu. Itu saja yang saya punya minggu ini. Happy week-end dan selamat berpuasa bagi kamu yang menjalankannya. Salam, Hendri Salim CEO Tech in Asia Indonesia Hai, terima kasih sudah membaca email mingguan Weekend Produktif sampai habis. Kamu punya komentar positif untuk tulisan ini? Kamu bisa langsung balas email saya, atau mengisi form Surat Pembaca. Semua tulisan Weekend Produktif saya bisa kamu temukan di situs web Tech in Asia Indonesia. Tidak ingin menerima email dari kami lagi? berhenti berlangganan newsletter (kami bakal sedih!)